Pastas podem funcionar para diversas coisas. Elas são ótimas para manter arquivos organizados, e em geral, temos uma boa ideia de onde buscar que guardamos para usar depois.
Por exemplo, se você estiver à procura de uma foto de família em férias na Bahia de alguns verões atrás, as pastas dentro da minha pasta ‘Férias / Bahia’ farão sentido suficiente para que você consiga pelo menos encontrá-las e isso em grande parte explica por que gostamos tanto delas. Você criou toda uma estrutura e nomes que fazem sentido para você — então por que se preocupar com qualquer outra coisa, quando agora esse sistema é tão fácil de criar e organizar?
Bom, é bem possível que se você mesmo organiza todo o seu conteúdo e nunca precisa deixar que outros tenham acesso a ele, pastas podem sim cumprir esse papel.
Onde pastas fracassam
O principal problema de organizar em pastas vem à tona quando se trabalha em equipe.
Os colaboradores da equipe precisam ter acesso aos mesmos recursos com frequência e é comum que exista mais de uma pessoa atualizando e mantendo esse sistema. E aqui vamos a um exemplo prático! Se você é casado, sabe muito bem que não existem duas cabeças que pensem igual … E, embora pastas muito bem pensadas ainda tenham fôlego e possam funcionar com equipes menores, dificuldades inevitavelmente vão se tornar aparentes à medida que o número de arquivos cresce, assim como o tamanho da equipe.
Em resumo, quanto mais pessoas participam de um projeto, maior é o número de pessoas que pensam de formas diferentes, e será cada vez mais difícil manter todos alinhados sobre como esses conteúdos devem e/ou precisam ser organizados, e você ter que entrar em contato com alguém do grupo para saber como encontrar um determinado arquivo ou sua última versão, agora já não está mais assim tão distante.
No IMAZ, nossa tecla favorita para despertar maior consciência em nossos clientes é mostrar como os metadados são a chave para organizar de forma inteligente e duradoura seus conteúdos, e são dois pontos cruciais para o sucesso dessa empreitada:
Governança dos metadados
Apesar de todas as qualidades dos metadados, já está provado que, sem governança, eles podem resultar em anarquia. Em pouco tempo você irá descobrir que uma grande parte do gerenciamento de seus ativos digitais envolve inserir essas informações de forma clara e que faça sentido para que tem acesso a eles. Para isso você precisa definir duas coisas;
1. Quais são os metadados que devem ser usados na descrição dos conteúdos;
2. Consistência na inserção dos metadados;
Visualização de conteúdo
Como você espera navegar por um sistema? No Imaz, por exemplo, além dos filtros localizados no lado esquerdo, existe uma barra de busca no topo da página inicial. Em outros sistemas que não DAM, é comum que a maioria dos usuários não tenham a menor ideia de como pesquisar, o que pesquisar e onde.
Taxonomia
A taxonomia é o melhor caminho para ativos digitais que possuam metadados estruturados, onde um bom tempo foi utilizado para se pensar na criação das categorias necessárias e na classificação de seus diferentes ativos através de metadados. Embora possa parecer um tanto meticuloso, não é, dado que esse processo da classificação também pode ser muito automatizado.
Categorias
As categorias são uma outra forma invenção que criamos. Funciona como uma espécie de pasta que possui um nome descritivo da sua escolha que os usuários com acesso à elas podem ver e que, quando clicada, executa uma busca dentro daquela pasta em particular.
Embora a barra de busca nos remeta a como nos habituamos a procurar algo no Google, as categorias não deixam de ser uma solução para ajudar usuários a irem direto ao ponto — além de poderem misturar essa filtragem entre a barra de busca e categorias.
Vale a pena o investimento de tempo?
É um fato que configurar o seu DAM requer um pouco mais de trabalho do que simplesmente colocar tudo em pastas e salvá-las na rede interna, computador ou HD externo.
Entretanto, não é nada de outro mundo. Uma vez definidos alguns parâmetros a seguir, um DAM como o IMAZ pode garantir o armazenamento e gerenciamento de seus ativos digitais e que a médio prazo será muito menos complexo do que tentar manter um sistema de pastas em eterna expansão sob alguma forma de controle.
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