Ainda que não queiramos pensar nisso, é fato que os arquivos digitais logo se acumulam, especialmente em quantidade de conteúdo que é criado, salvo e compartilhado hoje em dia — seja em casa ou na empresa onde trabalhamos.
Colocar em prática um DAM é o primeiro passo para ter controle do seu conteúdo, mas na hora de migrar seus ativos para o sistema, é fundamental criar especificações de tipos de arquivos que garantam que você faça o upload exatamente do que precisa e nada mais, nada menos.
Daí a importância de termos criado essas 5 dicas sobre como criar essas classificações para seus ativos digitais. Seguindo essas dicas você poderá pensar sobre quais ativos digitais em sua empresa são realmente pertinentes para o seu DAM, quais não, e os motivos.
Com essas informações você vai economizar muito tempo e esforço desnecessário a curto, médio e especialmente a longo prazo. Além disso, elas ajudam a garantir que você tenha sempre as versões originais de ativos de alta resolução para uma vez no sistema, baixá-las com outras resoluções se quiser.
1. Reunir
Pela nossa experiência, na maioria das empresas os arquivos digitais geralmente estão espalhados em diversos desktops, redes internas, HDs externos e até mesmo em armários e gavetas. Desse modo, o primeiro passo é identificar todos esses lugares onde sua empresa tem esses ativos digitais armazenados.
2. Organizar
Você precisa descobrir:
• Quem são as pessoas na sua empresa que possuem esses ativos, independentemente de onde;
• O que está armazenado em cada local —quais são os tipos de ativos e seus formatos;
• Onde esses ativos foram e /ou serão utilizados;
• Quando esses ativos digitais foram produzidos;
• E porque determinados ativos digitais devem ou não terem prioridade para importação;
3. Estimar
• Formatos dos arquivos;
• O seu DAM será usado especialmente para armazenar fotos, vídeos, documentos ou todos? • Pense sobre quais os formatos destes arquivos que você deseja armazenar em seu DAM;
TIFF, JPG, PSD, PNG, MOV, MP4, DOC, PDF etc.
Existem outros?
Tamanho do arquivo
• Pela sua experiência, qual é o menor tamanho de arquivo que usa e qual é a sua finalidade? • Está relacionado com o propósito que imaginou para o seu DAM?
Embora não seja necessário, pois o IMAZ redimensiona as imagens para você na hora do download, existem casos em que empresas preferem manter todas as imagens em baixa que utilizam para web no DAM — particularmente as que utilizam com muita frequência em redes sociais, sites ou blogs.
Já a grande maioria das empresas opta por armazenar essas imagens em baixa resolução no DAM — uma vez que você pode baixá-las em segundos, sempre que necessário.
• E qual é o maior tamanho de arquivo que costuma usar e para qual finalidade?
• ‘RAW’, por exemplo? Dependendo das necessidades de sua empresa, você pode sim armazenar arquivos brutos como RAW e DNG no DAM caso queira manter arquivos 'funcionais' no sistema, mas nem sempre é recomendado.
Alternativamente, você pode pensar em não ter arquivos RAW ou DNG em seu DAM — geralmente a melhor prática —, e manter apenas os ativos finais ou prontos para aprovação, o que gera uma melhor organização do seu acervo.
Versões
A sua empresa possui versões JPG de arquivos TIFF? Será que ambas precisam ser preservadas e armazenadas no sistema ou somente o arquivo TIFF (com uma resolução mais alta) deve ser preservado?
Existem outros tipos de arquivos com ‘multi-versões’? De novo, todas elas devem ser mantidas em seu DAM?
4. Insira os metadados
Aproveitando que você está mais antenado aos tipos de arquivos e definiu quais deles sua empresa mais usa e quer armazenar em seu DAM, é hora de começar a inserir os metadados.
Confie em nós quando dizemos que você e sua equipe ficarão felizes por terem feito isso mais cedo e não mais tarde!
5. Verificar e importar
Vamos à última etapa de toda essa preparação!
Manual
No IMAZ, é necessário ter permissão do usuário ‘Master’ para fazer o upload. Caso contrário, o ícone aparecerá desabilitado.
No menu principal, no topo da página, passe o mouse em cima do botão ‘Upload’ e escolha o tipo de arquivo que deseja incluir no sistema: Fotos, Vídeos ou Documentos. Ao escolher um dos grupos acima, você verá na página todos os tipos de arquivos suportados pelo sistema.
Abrirá uma nova janela, clique no botão para incluir arquivos, selecione-os das pastas do seu computador, clique em abrir e aguarde acompanhando a evolução do upload dos arquivos.
Quando o processo de upload estiver concluído, clique no botão próximo.
Uma nova janela abrirá para que você insira os metadados nos arquivos e selecione a categoria onde eles devem ser incluídos. Você pode editar os metadados dos arquivos um de cada de vez ou em lote, selecionando múltiplos arquivos. Quando terminar de inserir os dados, clique em publicar.
Você também pode inserir os metadados antes de fazer o upload em programas de edição de imagens como Adobe Bridge, Photoshop, Photomechanic, Lightroom, entre outros.
Seus ativos finalmente têm uma casa!
Muito bem! Seguindo estas dicas, você sabe que os dados vinculados aos seus ativos estão como gostaria, e pode aproveitar essa sensação de missão cumprida agora que todo aquele conteúdo -- antes espalhado -- está seguro, e pronto para ser compartilhado via seu DAM.
Afinal, seu DAM só é tão bom quanto os dados que têm.