Metadados?
Essa é geralmente a primeira pergunta que recebemos.
A governança dos metadados é o processo de gerenciamento da forma como o conteúdo de seu sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais é descrito, usando metadados para facilitar sua organização. Sem dar muitas voltas, Metadados é o que ajuda o usuário a identificar o conteúdo relevante que procura. Em outras palavras, separar o joio do trigo.
Implementar a governança de metadados envolve criar regras para a forma como os ativos em seu DAM devem ser inseridos, para que todos saibam exatamente como descrever o conteúdo que é compartilhado e para que todos possam encontrar o material que precisam sem quebrar a cabeça. Feito isso, em seguida se trata garantir que existem padrões e rotinas que garantam que os metadados e o conteúdo permaneçam relevantes com as informações corretas e necessárias ao longo do tempo.
Por que a governança dos metadados é fundamental
Um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais permeia áreas distintas de sua empresa e será usado por muitos anos para manter seus ativos sob controle. Esses ativos podem ser logotipos às obras de arte da empresa, coleções de documentos, fotos, vídeos ou qualquer outro tipo de conteúdo. O DAM facilita a organização e o compartilhamento de ativos entre colaboradores e sua publicação.
Embora organizar uma pequena quantidade de arquivos seja em tese fácil, o objetivo de um DAM é ser o único lugar para encontrar todos os tipos de conteúdo, recentes e antigos, e reutilizá-los facilmente, enquanto mantém os direitos de acesso, por exemplo.
Planejamento inicial é a principal chave para a organização do conteúdo
Os metadados são as informações que fazem com que o trabalho de fato exista em seu arquivo, enquanto a governança é o que mantém sua coleção de conteúdo organizada ao longo do tempo, independente de alguém sair ou entrar na empresa.
No final é sempre você que decide, mas um sistema DAM, assim como uma rede interna ou um servidor de arquivos que se enche de conteúdo aleatório, se torna gradualmente inútil com o passar do tempo. Se o material que você procura não puder ser facilmente encontrado, reutilizado e compartilhado, o DAM não cumpriu sua missão — que é justamente facilitar a descoberta, a identificação e o compartilhamento para seu uso final.
A governança envolve ter e fazer rotinas para editar o conteúdo e seus metadados, mantendo o conteúdo sempre atual e relevante, fácil de encontrar e usar. Isso também se aplica ao controle de conteúdo que tem valor histórico. Contudo, importa menos no trabalho diário da empresa e seus usuários.
Por exemplo, tais rotinas podem envolver o monitoramento do uso do sistema através dos ‘Relatórios’ no menu principal, e saber como os colaboradores utilizam o Sistema. Com treinamento é possível tirar o máximo proveito da solução.
Com uma governança adequada de metadados, os usuários encontrarão facilmente o que precisam.
No IMAZ temos mais de 8 anos de experiência ajudando empresas dos mais variados setores a planejar e implementar com sucesso a melhora forma de gerenciar seus ativos digitais.
Em um mundo cada vez mais conectado, tal solução e seu arquivo organizado formam uma dupla de negócios indispensável.
Estamos sempre à disposição para responder perguntas como:
Ao planejar um DAM, quem deve participar?
Quais metadados são essenciais?
Como criar rotinas e padrões para os metadados interna e externamente?
תגובות